COVID-19: Ev strategiyalarından işi niyə və necə həyata keçirmək

Niyə evdən işləmək lazımdır?

COVID-19 virusu yayıldıqca, onu ləngitmək üçün hamımızın şəxsi və peşəkar bir məsuliyyətimiz var. Virusu tez bir zamanda dayandıra bilməsək də, yayılma sürətini yavaşlatmaq və səhiyyə sistemimizdəki gərginliyi minimuma endirmək üçün əlimizdən gələni etmək şansımız var. Bunu edə bilsək, həqiqətən qayğıya ehtiyacı olan insanlar üçün onu almaq üçün daha yaxşı bir şans var. Aydın məsələdir ki, İtaliya kimi ölkələr bunu edə bilmədilər və biz onlardan öyrənməliyik. Bu məqsədlə şəxsən inanıram ki, bacarıqlı təşkilatlar ev işlərini proqramlardan yerinə yetirmək vəzifəsi daşıyırlar.

Müəssisələr və digər təşkilatlar COVID-19 pandemiyası səbəbiylə uzaqdan iş görməyə başlayanda, yalnız başa düşüləndir ki, rəhbərlər işçilərini və podratçılarını qorumağa qərarlı olduqları halda, uzaq işin öz təşkilatı üçün nələr edə biləcəyindən də narahatdırlar.

Xoşbəxtlikdən, uzaqdan görülən işlər yeni bir fenomen deyil və bunun düzgün şəkildə həyata keçirilməsində bir çox möhtəşəm nümunələr olmuşdur. Şəxsi təcrübəm var. Təxminən 10 il əvvəl mən bir qrup böyük iş ortağı ilə Ceremity adlı bir proqram şirkətini təsis etməkdən imtina etdim. Biz on ildən çoxdur işimizi böyüdük və nəticədə özəl bir dəstəkləyən bir proqram şirkətinə satdıq. Mərasimdə unikal olan, uzaq işçi qüvvəmiz idi. Biz bundan çox idik. Biz bir neçə qitədə işçiləri və podratçıları ilə paylanmış bir şirkət idik. Bir şirkət mədəniyyətini və məhsuldarlığını qorumaq üçün nə etməli və nə etməyəcəyimiz haqqında çox şey öyrəndik. Biz heç bir şəkildə mükəmməl deyildik, amma bu bizim üçün işlədi.

Yaxşı xəbər budur ki, şirkətlər bilərəkdən paylanmış bir müəssisə yaratmaq qərarına gəlirlərmi və ya səlahiyyətlərindən kənar vəziyyətlər nəzərə alınmaqla məcbur edilirlərsə, çoxları işçi qüvvələrinin çox hissəsi paylandıqda yaşaya bilər və hətta inkişaf edə bilər. Aydındır ki, bir çox sənayedə hələ də bir iş modelini dəyişdirmədən uzaqdan işləmək mümkün olmayan və ya heç olmasa mümkün olmayan bir çox təşkilat mövcuddur. Ayrıca, bir çox təşkilat, işçi qüvvəsinin yalnız bir hissəsini evlərinə göndərə bilər, amma hamıya deyil.

Bu yazıda, fəaliyyətlərini necə dəyişdirəcək qədər cəsarətli olan şirkətlər üçün bəzi qısa müddətli strategiyalar təqdim etmək istərdim. Nəhayət, bu sadəcə mövcud işçi qüvvəsinin uzaqdan işə başlaması hallarını həll edir. Uzun müddətli uzaq işçi qüvvəsi üçün əlavə mülahizələr mövcuddur.

Strategiyalar

Evdən Proqramı təyin edin

İnsanların uzaqdan işləməsi üçün aydınlıq olmalıdır. Bu, bir çox insanlar üçün yeni və qəribə ola bilər və hər kəs bir dəyişikliyi yaxşı idarə etmir. Nəzərə alınmalı bəzi şeylər:

  • Siyasət məcburidir, güclü təşviq olunur və ya könüllüdür?
  • Ofisdən hansı əsas heyət işləyir?
  • Evə hansı kadr göndərilir?
  • Bütün işçilərin günü-gündən gözləntiləri nədir?
  • İşlərini uzaqdan necə səmərəli aparırlar?

Yaxşı Prosesləri Qorumaq

Sadəcə işçi qüvvəniz uzaq olduğundan bu, mövcud proseslərinizi atdığınız və ya ümumiyyətlə olmamağınız demək deyil. Əlbətdə ki, onları çimmək lazım ola bilər, amma hələ də mövcud olmalıdırlar. Məsələn, əksər proqram şirkətləri Scrum kimi bir növ Çevik prosesi izləyir. Bu şirkətlərin bir çoxu gündəlik bacarıqları istifadə edir, burada hər kəs (bacara bilən) sanki ayağa qalxır və yeniləmələri təqdim edir. Bununla birlikdə, gündəlik işləmə vasitələri asanlıqla əməkdaşlıq vasitələrindən istifadə etməklə asanlıqla həyata keçirilə bilər (daha sonra bu barədə). Eyni digər görüşlərə də müraciət edə bilər. Diqqət yetirin, lazımi görüşləri atıb demədim. Bunun əvəzinə görüşlər sadəcə rəqəmsal şəkildə aparılır və hər kəsin hələ də iştirak edəcəyi və məhsuldar olacağı gözlənilir.

Hesabatlılığı qoruyun

Proseslərə bənzər, uzaq işçi qüvvəsinin hələ işləyərkən məhsuldarlığını qoruyacağı gözlənilir. İnsanlar uzaqdan işləsələr də nəticələrinə görə cavabdeh olmalıdırlar. Eyni şəkildə, şirkətlər rüblük Daşlar və ya OKR-lərə diqqət yetirməsindən asılı olmayaraq mövcud planlaşdırma dövrlərini davam etdirməlidirlər. Digər proseslərdə olduğu kimi, hesabatlılıq prosesi də rəqəmsal vasitələrdən istifadə edir. Açığı, uzaq bir işçi qüvvəsi olmasa da, əksər şirkətlərin hədəflərinin və nəticələrinin izlənməsi üçün rəqəmsal vasitələrdən istifadə etməsi düzgün olardı.

Rəqəmsal Alətlər

Ünsiyyət

Rəqəmsal olaraq ünsiyyət qurmaq və görüşmək şəxsən görüşmək qədər zəngin deyil, lakin video konfrans vasitəsilə bu anda mümkün qədər yaxınlaşa bilərsiniz. Görünən sonsuz sayda gözəl vasitə olsa da, Mərasimdə aşağıda göstərilən həllərdən istifadə etdik. Onlar bizim üçün işlədilər və çox güman ki, sizin üçün də işləyəcəklər, amma bu heç də hərtərəfli siyahı deyil.

Səs və video görüşləri

  • GoToMeeting - onlayn görüşlər üçün əladır. İştirakçılar video və audio istifadə edə bilər, həm də bir ekran paylaşa bilərlər.
  • Ring Central - Həm də onlayn görüşlər üçün əladır. Bundan əlavə, hər bir istifadəçinin insanların zəng edə biləcəyi xüsusi bir telefon nömrəsi olduğu bir bulud əsaslı telefon sistemi kimi istifadə edilə bilər. Nəhayət, komanda üzvlərinin söhbət edə biləcəyi Glip adlı bir mesajlaşma xidməti də var. Mesajlaşma Slack və ya Microsoft qrupları (Office 365-in bir hissəsi) qədər zəngin deyil, amma yaxşı işləyir.

Komanda mesajlaşma

Paylanmış bir şirkət olmağınızdan asılı olmayaraq, ünsiyyətinizin hamısı şəxsən edilməməsi şansındadır. Əksər şirkətlər hər kəsin ofisində olmasına baxmayaraq elektron poçtdan istifadə edir. E-poçt bəzi şeylər üçün uyğundur, ancaq bəzən bir və ya daha çox insanla tez bir müzakirə aparmaq lazımdır və görüş olmaq lazım deyil. Bu hallar üçün bir növ komanda mesajlaşma məhsulundan istifadə etmək istəyə bilərsiniz.

  • Keçmişdə Slack-i işə saldıq və çox sevirdik. Bu vasitə bir çox paylanmış və ənənəvi şirkətlər tərəfindən eyni şəkildə istifadə olunur. 10.000 mesaj tarixi və yalnız 1: 1 video və səsli zənglər kimi bəzi məhdudiyyətlərlə gələn pulsuz bir versiya var. Bu məhdudiyyəti aradan qaldıran bir neçə pullu versiya var.
  • Microsoft Teams (Office 365-in bir hissəsi) Slack-a yaxşı alternativdir. Komandaların Slack kimi istifadəçi interfeysi üçün yəqin ki, bir az üstünlük verdiyinə görə faydalı olduqlarını gördük.

Əməkdaşlıq

E-poçt vasitəsilə əməkdaşlıq etməməlisiniz. Bir çox şirkət hələ də e-poçt əlavələrindən istifadə edərək fayl və məzmun mübadiləsi edir. Bu yanaşma ilə problem, bir şəxs bir sənəd düzəliş etdikdə, onu əlaqəli hər kəsə geri göndərməlidir. Sonra bir şey dəyişdirirlər və pis dövr davam edir. Sonda heç kim bilmir ki, son versiya nədir və ya daha pis, bir neçə “son versiya” var. Bu, əməkdaşlıq vasitələrindən istifadə etməklə asanlıqla qarşısını almaq mümkün olan bir kabusdur.

  • Mərasimdə istifadəçilərə sənədləri, təqdimatları və ya elektron tabloları bölüşməyə imkan verən Google-un G-Suite tətbiq edərdik. Bununla yanaşı, eyni vaxtda və real vaxt rejimində eyni "sənəd" üzərində işləməyə imkan verir. Bu əməkdaşlıq vasitələrinin yaxşı işlədiyini gördük. Yaşadığımız problemlərdən biri G-Suite sənədlərinin Google-un öz formatında olması və ofis məhsullarını redaktə etmək üçün istifadə etmək istəyirsinizsə Microsoft Office formatlarına çevrilməyiniz idi.
  • Nəticədə Office 365-ə keçdik və ümumiyyətlə insanların çoxu təcrübəni bəyəndilər və həqiqətən G-Suite-dən (əla axtarışlarından başqa) çox şey qaçırmadıq. G-Suite kimi, Office 365 də e-poçt və təqvimləri əhatə edir. Bununla birlikdə, SharePoint-dən Planner, Power BI, Komandalara və bir çox başqalarına onu çox cəlbedici bir dəstə halına gətirmək üçün bir çox əlavə alət daxildir.
  • Bunu bilik mübadiləsi və əməkdaşlıq üçün inanılmaz bir vasitə olan Confluence-də yazıram. Proqram təminatını inkişaf etdirən şirkətlər üçün yararlı olmasına baxmayaraq, bunun texnolojidən tutmuş yanacaq toptancılarına qədər hər iş növü tərəfindən istifadə olunduğunu gördüm.

Layihə və Tapşırıq İzləmə

  • Jira və Azure DevOps, bir çox proqram şirkətinin istifadə etdiyi əla bir proqram inkişaf ömrüdür. Jira bir müddətdir və bu vasitənin arxasında duran şirkət - Atlassian - proqram təminat şirkətlərinə inkişaf prosesi, kod depoziti, kod icmalları, sənədlər və s. İlə kömək etmək üçün bir çox başqa gözəl həllərə malikdir.
  • Trello-dan istifadə edirdik və indi Microsoft Planner-i (Office 365-in bir hissəsi) işləməyi planlaşdırmaq və prioritetləşdirmək üçün istifadə edirik. Trello bu cür əməkdaşlıq yolunu kəşf etdi və Microsoft çox bacarıqlı olduğu qədər oxşar bir həll yaratdı.

Rüblük Daşlar (Məqsədlər) və ya OKR (Məqsədlər və Əsas Nəticələr)

Hər hansı bir işin edə biləcəyi və etməli olduğu ən vacib işlərdən biri də insanları hesablamağı planlaşdırmaq və tutmaqdır. Şirkətlər illik və rüblük planları yerinə yetirmək üçün bir çox fərqli konsepsiya və çərçivələrdən istifadə edirlər. Google, OKR-ləri qabaqladı (Məqsədlər və Əsas Nəticələr - burada yaxşı bir primer). Mərasimdə biz OKR-lərdən istifadə etməyə başladıq, amma nəticədə daha geniş bir sistem olan EOS adlandırdıq. OKR-lər üçün qısa müddətdə GTMHUB tətbiq etdik. EOS-a keçdikdən sonra mükəmməl adekvat olan G-Suite (və daha sonra Office 365) -də paylaşılan sənədləri həyata keçirdik. Daşlar, OKRlər və ya istifadə etdiyiniz hər şey əməkdaşlıq şəraitində, şəffaf şəkildə yaradılır və insanlar onlara cavabdehdirlərsə, alət özü həqiqətən o qədər də əhəmiyyət kəsb etmir.

İş mühiti

İnanıram ki, uzaqdan işləmək üçün ən vacib bir məqam insanın iş mühitidir. Bəzi suallar:

  • Uzaqdan işləsələr, işlərini davam etdirə biləcəkləri bir mühit varmı?
  • Diqqəti cəmləşdirmək üçün sakit bir yerə ehtiyac duyarsa, davamlı fasilələrdən başqa bir şey olmayacaqmı? Məktəblər bağlandıqda və uşaqlar evdə qaldıqları üçün bu xüsusilə diqqətdir.
  • Eyni şəkildə, işlərini ofisdə olduğu kimi yerinə yetirmək üçün bütün lazımi avadanlıq və vasitələrə sahibdirlərmi? (noutbuklar, monitorlar, kabellər və s.)
  • İnternetdən istifadə edilə bilməyən şirkət sistemlərinə giriş varmı?
  • İnternetə yaxşı çıxışı varmı?

Final Düşüncələr

Hər kəsin təhlükəsiz və sağlam qalmasını arzulayıram, ancaq bir vəba xəstəliyinin reallığı bir çox insanın xəstələnəcəyini və ya pisləşəcəyini düşünür. Ancaq virusun yayılmasını yavaşlatmağa kömək etmək məcburiyyətindəyik. Şəxsən mən ev proqramından bir işi həyata keçirə biləcək təşkilatların bunu etmək məcburiyyətində olduğuna inanıram. Eyni zamanda, bu, müştərilərinə əla xidmət göstərməyə davam etmək və inkişaf etmək və inkişaf etmək demək deyil. Bir çox hallarda evdən iş yaxşı yerinə yetirilə bilər və ümid edirəm ki, bu məqalə bunu etmək üçün ən azı bir neçə təlimat verir.

Bu yazıda qeyd etdiyim şirkətlərdən heç biri ilə əlaqəli deyiləm və təmsil etmirəm.