Məlumatların İdarə Edilməsi 101: Biznes Sözlük necə qurulmalıdır

Bir işgüzar sözlük, məlumat idarəetmə proqramının, təşkilatın əsas iş konsepsiyalarını, iş şərtlərini və aralarındakı münasibətləri razılaşdırılmış bir şəkildə anlaşıldığını nümayiş etdirmək üçün istehsal etdiyi əsas bir əsərdir. Bundan əlavə məlumat siyasəti və qaydalarına riayət etməyi nümayiş etdirmək üçün istifadə olunur.

Yoxlama tələblərindən başqa, işgüzar sözlük bu sənədlərin mərkəzləşdirilmiş bir bilik kimi xidmət etməsini nəzərdə tutur:

  1. müxtəlif iş növləri arasında iş termininin tərifi və istifadəsi,
  2. səlahiyyətli mənbəyi daxil olmaqla məlumatların fiziki təcəssümü,
  3. iş şərtlərinin ölçülməsi üçün məqbul məlumatların keyfiyyət qaydaları
  4. və müddətin istifadəsi və təyin edilməsi üçün cavabdeh olan sahiblər və tərəfdaşlar.

Biznes Sözlük qurmaqda çətinliklər

Bir işgüzar lüğətin yaradılması - məlumatların formalaşdırılmış idarəetmə proqramının başlanması hələ də ənənəvi olaraq əmək tələb edən bir işdir, bu mövzuya aid mütəxəssislərin sənədləşdirilməsini və təriflərini mərkəzləşdirilmiş elektron tabloya daxil etmələrini tələb edir.

Texnologiya sahibləri və əməliyyat qrupları da iş termini anlayışlarını iş lüğətinə daxil edirlər. Bu, bütün maraqlı tərəflərin son tərifini və istifadəsini ölçmək və razılaşdırana qədər təkrarlanır - işgüzar lüğətə daxil edilməli olan çox sayda məlumat elementini nəzərə alaraq səmərəsiz bir vəzifə.

İş müddətini izah edən fərqli metadatların əl sənədlərinə müraciət etdikdən sonra, bir iş lüğəti yaratmaqda növbəti ən böyük problem, loqotipdə sənədləşdirilməli olan son məlumatı razılaşdırmaq üçün bir əlaqə qurmaq və danışıqlar aparmaqdır. İş müddətinə dair bütün fikirlərin tutulmasını təmin etmək üçün giriş, nəzərdən keçirmək və təsdiqləmək üçün çoxsaylı insanlar var. İş şərtləri üçün tərifləri nəzərdən keçirmək və imzalanmaq üçün rəhbər komitələri də daxil olmaqla bir çox iterasiyadan keçmək çox yaygındır.

Bir iş lüğətini yaratmaq üçün bu qədər uzun və əl sıx bir səylə, köhnəlmiş məlumatlarla tez bir zamanda köhnələ bilər: məlumatların əlavə nüsxələri yaradıldıqca, iş şərtlərinin fiziki uydurma işlərinin hamısı əl ilə işlənmiş bir iş lüğətində tutulmur. Həm də bütün müvafiq iş məlumatlarının keyfiyyət qaydaları deyil. Məlumatın məxfiliyi və qaydaları, biznesin prioritetlərini təsir edən ön və mərkəz olaraq, vaxtında və əhatəli məlumat idarəetmə proqramı həmişəkindən daha vacibdir.

Niyə işgüzar sözlüklər daha çox rast gəlinmir

Məlumatların İdarəedilməsi Proqramı Baş İdarə rəisi tərəfindən rəsmiləşdirilməmiş şirkətlərdə belə təşkilat daxilində mərkəzləşdirilmiş bir işgüzar lüğət və ya verilənlər bazasından toplanmış idarə olunan məlumat elementlərinin siyahısı görünəcəkdir. Ənənəvi olaraq maliyyə xidmətləri şirkətlərində, texnoloji qruplar, sütun adı, tərifi və məlumat tipini ehtiva edə bilən məlumat model sənədlərindən istifadə edərək bir işgüzar bir dəlil təqdim etdilər. Bu tez-tez bir iş lüğətinin kobud başlanğıcıdır.

Niyə işgüzar lüğət qurmaq və saxlamaq bu qədər çətindir? Hər hansı bir S&P 500 şirkətindən soruşsanız, bəzi ümumi cavabları eşidəcəksiniz:

Birincisi, bir iş lüğəti yaratmaq üçün bilik, işdəki və İT mütəxəssisləri arasında olan bir çox insanın beynində var. İkincisi, tarixən məlumat toplamaq, hazırlamaq və saxlamaq üçün əl səyləri olmuşdur. Bir təşkilat, tam təriflər, səlahiyyətli mənbələr, məlumatların keyfiyyət qaydaları və nümunə məlumatları ilə təsirli 500 məlumat elementi siyahısı yaratmağa cəhd etdikdən sonra da, metadata köhnəlir. Və ya daha pisi, iş lüğəti tamamlandıqdan sonra köhnəlmişdir, çünki işdə heç kim bu məlumatı hər hansı yeni qaydalara uyğunluq üçün istifadə etmir.

Bir iş lüğətinin əl ilə qurulması üçün 10 addım

Bir işgüzar sözlük, məlumatların idarə edilməsi proqramına uyğunluğunun tənzimləyiciləri tərəfindən sübut kimi tələb olunduğundan, bir işgüzar lüğətə ehtiyac heç vaxt artmayacaqdır. Bir iş müddəti üçün işgüzar sözlükdə iştirak edən minimum atributları toplamaq üçün prosesi kəsək - proses səmərəliliyinin onun yaxşılaşdırılmasına kömək edə biləcəyini müəyyən etmək üçün:

Addım 1: Müəssisə Məlumat Bürosu bir iş müddəti təyin etmək üçün Məlumat İdarəçisi ilə əlaqə qurur. Məsələn, "Bazar dəyəri"

Addım 2: Məlumat İdarəçisi onun iş xətti və istifadə konteksti üçün uyğun olan termin müəyyənləşdirir. Stüard tərifi yazmaq üçün bir gün sərf edir və sonra sorğu göndərənə göndərir.

Addım 3: Texnologiya Sistemi Sahibi məlumatların məlumat növü və cədvəl və sütun adı ilə birlikdə saxlanıldığı bir nümunə təqdim edir.

Addım 4: Müəssisə Məlumat İdarəsi şərtləri nəzərdən keçirir və istifadə olunan iş və sistemdən asılı olaraq alternativ təriflərin mümkün olduğunu müəyyənləşdirir.

Addım 5: Müəssisənin Məlumat Bürosu, işin digər istiqamətlərində əlavə məlumat idarəçiləri və başqa mövzu mövzusunda mütəxəssislər müəyyənləşdirmək üçün əlaqə qurmaq. Bir e-poçt cavabını bir neçə gün gözləyin.

Addım 6: Müəssisə Məlumat Bürosu bir tərif üzrə sorğu aparanları təqib edir.

Addım 7: Dəyəri, bazar dəyəri saxlaya bilən əlavə sistem sahibləri ilə əlaqə saxlanıla bilər.

Addım 8: Müəssisə Məlumatları Bürosu, Bazar Dəyərinin hesablanmasına daxil olan məlumat elementlərinin olduğunu başa düşür. Bu əlavə məlumat elementləri fərdi lüğət elementləri olaraq iş lüğətində yaradılmalıdırmı? Müəssisə Məlumat Bürosu, iş müddətinin tam nəslinin tutulmalı olduğunu başa düşür və buna görə əlavə 3 iş şərti müəyyənləşdirilməlidir.

Addım 9: Bütün Məlumat İdarəçiləri, Mövzular üzrə Mütəxəssislər və Texnologiya sahibləri ilə bir müddət, Bazar Dəyəri üçün toplanmış nəticələri müzakirə etmək və nəzərdən keçirmək üçün görüş təşkil edilir.

Addım 10: Yuyun və növbəti iş müddəti üçün təkrarlayın.

İş müddəti müəyyənləşdirildikdən və işgüzar lüğətə daxil edilmək üçün təsdiqləndikdən sonra, işgüzar tərəflər və məlumat istehlakçıları bu terminin təşkilat daxilində ardıcıl olaraq məlumat modellərində, hesabatlarda, tablosunda və yeni tətbiqlərdə istifadə olunmasını təmin etməlidirlər. Daha sonra Müəssisə Məlumat Təşkilatı, firmanın məlumat strategiyasının bir hissəsi olaraq, iş şərtlərinin siyasət və qaydalara, xüsusən yeni məxfilik mandatlarına uyğun istifadəsini təmin etməlidir.

Bir iş lüğətini doldurmaq üçün maşın öyrənməsindən necə istifadə etmək olar

Əl ilə işlənmiş bir iş lüğətinin ən böyük problemləri aşağıdakılardır:

  1. ilkin dəstlə əlaqələndirilə biləcək iş şərtlərinin tam həcmini müəyyənləşdirmək
  2. nəzərdən keçirmə prosesində iştirak edən bu iş şərtlərindən təsirlənən texnologiya sahiblərinin sayı və
  3. eyni və ya oxşar məlumatların yeni təcəssümlərini tez müəyyənləşdirmək üçün təsnifat metodlarından istifadə etmək.

Avtomatik kəşf, metadata toplanması və təhlili və maşın təliminə əsaslanan təsnifatı tətbiq edən yeni yanaşmalar, əl addımlarını minimuma endirmək və iş və texniki tərəfdaşlar arasında daha mürəkkəb əməkdaşlığı asanlaşdırmaq vədi verir.

Maşın tədrisinə əsaslanan təsnifat ilə proqram inteqrasiyası sayəsində məlumat idarəetmə qrupları loqotiplərindəki iş şərtlərini müəyyən edilmiş məlumatlarla uyğunlaşdıra bilər. Bu inteqrasiya təşkilatlara yalnız iş və texniki perspektivləri körpüləşdirməkdə deyil, həm də bir sıra məlumat idarəetmə fəaliyyətində aktiv metadata sahib olmaqda kömək edə bilər. BigID-in kəşf etmə dərin texnologiyasının bir işgüzar sözlük yaratmağı, əl addımlarını minimuma endirməsini və məlumat idarəetmə proqramının daha yaxşı qurulmasına kömək edə biləcəyini görmək üçün bir demo alın.

Əvvəlcə https://bigid.com saytında 18 fevral 2020 tarixində yayımlandı.